【Gmail】振り分ければ見やすい!ラベルとフィルタの使い方

webメールで圧倒的なシェアを誇るGmail。特にAndroidユーザーの方々はGoogleアカウントが必須ということもあり、メインで使っているメールの方も多いのではないでしょうか。Gmailを長い期間使っていくと受信トレイにどんどんメールが溜まっていってしまい、目的のメールを探すのに手間取ってしまうことがあります。それを防止してくれるのがラベルとフィルタ機能。今回はこの2つの機能について紹介します。

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前提条件:ブラウザ版Gmailをスマホ表示からデスクトップ表示に切り替える必要がある

ラベルとフィルタは、GmailアプリやiPhone純正のメールアプリから行うことができません。そのため直接ブラウザでGmailを開く必要があります。 また、スマホでGmailを開くとスマホ表示になりますが、このままでもラベルとフィルタの設定を行うことができません。そのため、さらにGmailをPCで見たレイアウトに近いデスクトップ表示にする必要があります。

とてもややこしいように感じるかもしれませんが、実際行ってみると簡単ですので安心してください。次の見出しから具体的にブラウザ版Gmailをスマホ表示からデスクトップ表示に切り替えるやり方を紹介します。

スマホ表示からデスクトップ表示に切り替える

最初にお使いのブラウザからGmailを開きます(本記事ではChromeを使用しています)。ラベルとフィルタの設定はデスクトップ表示にして行う必要があります。
左上にある「三」ボタン(ハンバーガーメニュー)をタップしてメニューを開きます。
Gmailハンバーガーメニュー

メニューを開いたら画面下部にスクロールさせ、「デスクトップ」リンクをタップします。
Gmailデスクトップモードに切り替え

するとPCでGmailを開いたときと同様の画面が表示されます。
Gmailデスクトップモード

この画面からラベルとフィルタの設定を行っていきます。

 

ラベル

ラベルとは

フォルダの概念がないGmailにおいてフォルダに近い意味を持つ存在です。LINEのタグやTwitter、facebookのハッシュタグと同様にラベルをつけたものが「同じカテゴリ」のものとして扱われるようになります。そのため、ラベルで検索をかけるとそのラベルを付けたメールのみが表示されます。

 

ラベルを新規作成する

画面左のメニューの中にある「ラベルを編集」をタップしてラベル作成画面を開きます。
Gmailラベルを編集

ラベルにつける名前を入力します。「作成」をタップすることで新しいラベルを作成することができます。
Gmail名前をつける

確認すると左メニューのラベル一覧に先ほど作ったラベルが新たに作成されています。
Gmail新規ラベルを確認

 

ラベルの名前を変更する

ラベルを新規作成するときと同じように画面左メニューにある「ラベルを編集」をタップします。名前を変えたいラベルのテキストボックスに新しい名前を入力し、「名前を変更」をタップします。
Gmailラベルの名前変更

名前が変更されました。
Gmailラベル名変更

ラベルを削除する

ラベルを新規作成するときと同じように画面左メニューにある「ラベルを編集」をタップします。削除したいラベルの「削除」をタップ。これでラベル一覧から対象のラベルが削除されます。
gmailラベルを削除

 

フィルタ

フィルタとは

フィルタは自動でメールを振り分けるための条件です。ラベルを作成しただけでは、自動でメールは振り分けされません。自動振り分けをする場合はメールアドレスが〇〇ならば「クライアント」ラベルをつける、といった命令を設定する必要があります。

 

フィルタを新規作成する

フィルタを使用してさきほど作成した「友達」ラベルにメールを振り分けるように設定します。
一番最初に開いたデスクトップ画面に戻り、画面上部にある「設定」リンクをタップします。
Gmail設定リンク

「フィルタ」リンクをタップします。
Gmailフィルタ リンク

「新しいフィルタを作成」をタップします。
Gmail新しいフィルタを作成

フィルタの条件は下記の項目を設定できます。

  • From:メールを送信してきた相手のメールアドレス
  • To:相手が送信先に入れたメールアドレス
  • 件名:件名に含まれるキーワード
  • 含む:本文に含まれるキーワード
  • 含まない:本文に含まないキーワード
  • 添付ファイルあり:添付ファイルがあるか
  • チャットは除外する:Googleのチャットでは除外するかどうか
  • サイズ:メールのサイズが指定する値より大きい、もしくは小さいか

ここでは「From」のテキストボックスに振り分けたいメールアドレスを入力し、「次のステップ」をタップします。
gmail新規フィルター

「ラベルを付ける」にチェックをつけ、右側にあるセレクトボックスから先ほど作成した「友達」ラベルを選択します。 最後に「フィルタを作成」をタップします。 設定はこれで完了です。
Gmailフィルターラベルを選択

先ほど「友達」ラベルを付けるように設定したメールアドレスからメールを受診すると自動的に友達ラベルがついていることが確認できます。
Gmailラベル受信トレイ

 

フィルタを編集する

デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、先ほど作ったフィルタの右側にある「編集」をタップします。
Gmailフィルター編集

Fromの値を書き換えたあと、「次のステップ」をタップ、次の画面で「フィルタを作成」をタップします。これで編集は完了です。
Gmailフィルター編集

フィルタの編集で設定したメールアドレスからメールを受診すると自動的に友達ラベルがついていることが確認できます。
Gmailフィルター編集送信テスト

 

フィルタを削除する

デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、既存のフィルタの隣にある「削除」をタップします。するとフィルタの削除が実行されます。
Gmailフィルタ削除

 

自動でメールをアーカイブする

アーカイブは「削除するほど不要ではないけど、受信トレイからは非表示にしておきたい」という時に役にたつ機能です。通常、アーカイブ化は自分の手で行わないとできませんが、フィルタを使用すれば自動でアーカイブ化してくれます。

デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、Fromにアーカイブ化したいメールアドレスを入力し、「次のステップ」をタップ。次に表示される画面で「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」にチェックを入れて「フィルタを作成」をタップします。
Gmail受信トレイをスキップ

該当するメールがアーカイブに入っていることを確認できます。
Gmailアーカイブされたメールを確認

注意点として、このフィルタを作成すると指定したメールアドレスからのメールは受信トレイには今後表示されなくなります。そのため、指定したメールアドレスからのメールを確認したい場合は「すべてのメール」を開く必要があります。

「すべてのメール」は受信したメールがすべて表示されるため、検索性が高くなく使いづらい面があります。そのため、フィルタを作成する時に「ラベルを付ける」にチェックを入れてラベルを選択しておくと、指定したラベルに振り分けられるため検索性が向上します。

 

いらないメールを自動で削除する

読まないけれども自分で削除することが面倒くさいメールはありませんか?フィルタを使用すれば不要なメールを自動的に削除することができます。

デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、自動的に削除したいメールの条件を設定します。不要なメールのメールアドレスがわかるならば、Fromに該当のメールアドレスを指定しましょう。次の画面で「削除する」にチェックを入れ、「フィルタを作成」をタップして設定を完了させます。
Gmailフィルター削除

これで先ほど設定したメールアドレスから送られてきたメールは、受信トレイに入らず直接ゴミ箱に入るようになります。
Gmailフィルター削除メール確認

 

ラベルとフィルタを使って疑似的にフォルダを作る

Gmailにはフォルダという概念がありませんが、ラベルとフィルターをうまく使うことによって擬似的にフォルダを作ることができます。具体的には複数のフィルタを作り、ひとつのラベルに複数のメールアドレスが振り分けられる状態を作ります。

下の画像では送信者を指定して「友達」ラベルをつけるフィルタを2つ作成したところです。
Gmail疑似フォルダ作成準備

メールを確認すると、「友達」ラベルにはフィルタで指定した2件のメールのみ振り分けられていることが確認できます。
Gmail 疑似フォルダメール確認

 

ラベルとフィルタを使って管理しやすく

ラベルとフィルタを使うことによって、Gmailの使い勝手は飛躍的に向上します。メールをフォルダで管理したい方は特にラベルとフィルタを使用して擬似フォルダを作って管理を行うようにすると、重宝するでしょう。

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