Webメールで圧倒的なシェアのGmail。Gmailは届いたメールを削除しなくても大量のメールを保管しておくことができます。しかしメールが溜まっていくと、目的のメールが探せなくなってしまうこともあるでしょう。そんな時に役立つのが「ラベル」と「フィルタ」です。
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Contents
Gmailのラベルとは？フィルタとは？
Gmailにおいて、「ラベル」とはメールフォルダに近い意味を持っています。このラベルをつけたメールは同じラベルがついていれば、同じカテゴリのメールとして扱われるようになります。そのため後から、見たいラベルのついたメールだけを表示する使い方ができます。
Gmailの「フィルタ」とは、自動でメールを振り分ける設定になります。先ほどの「ラベル」と組み合わせることによって、〇〇から届いたメールは「仕事」ラベルをつける、という設定ができます。
このふたつの仕組みを使えば、より便利にGmailを使うことができます。
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ラベルとフィルタを使うにはデスクトップ表示にする
ラベルとフィルタの設定は、GmailアプリやiPhone純正のメールアプリから行うことができません。そのため直接ブラウザでGmailを開く必要があります。 また、GmailをPCで見たレイアウトに近いデスクトップ表示にする必要があります。
実際行ってみると簡単ですので安心してください。ここからブラウザ版Gmailをスマホ表示からデスクトップ表示に切り替えるやり方を紹介します。
最初にお使いのブラウザからGmailを開きます。インターネットで「Gmail」と検索すればよいでしょう。
Gmailを開いたら、左上にある「三」ボタン（ハンバーガーメニュー）をタップしてメニューを開きます。
メニューを開いたら画面下部にスクロールさせ、「デスクトップ」リンクをタップします。
するとPCでGmailを開いたときと同様の画面が表示されます。
この画面からラベルとフィルタの設定を行っていきます。
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Gmailの「ラベル」の使い方
ラベルを新規作成する
画面左のメニューの中にある「ラベルを編集」をタップしてラベル作成画面を開きます。
ラベルにつける名前を入力します。「作成」をタップすることで新しいラベルを作成することができます。
確認すると左メニューのラベル一覧に先ほど作ったラベルが新たに作成されています。
ラベルの名前を変更する
ラベルを新規作成するときと同じように画面左メニューにある「ラベルを編集」をタップします。名前を変えたいラベルのテキストボックスに新しい名前を入力し、「名前を変更」をタップします。
名前が変更されました。
ラベルを削除する
ラベルを新規作成するときと同じように画面左メニューにある「ラベルを編集」をタップします。削除したいラベルの「削除」をタップ。これでラベル一覧から対象のラベルが削除されます。
Gmailの「フィルタ」の使い方
フィルタを新規作成する
フィルタを使用してさきほど作成した「友達」ラベルにメールを振り分けるように設定します。
一番最初に開いたデスクトップ画面に戻り、画面上部にある「設定」リンクをタップします。
「フィルタ」リンクをタップします。
「新しいフィルタを作成」をタップします。
フィルタの条件は下記の項目を設定できます。
- From：メールを送信してきた相手のメールアドレス
- To：相手が送信先に入れたメールアドレス
- 件名：件名に含まれるキーワード
- 含む：本文に含まれるキーワード
- 含まない：本文に含まないキーワード
- 添付ファイルあり：添付ファイルがあるか
- チャットは除外する：Googleのチャットでは除外するかどうか
- サイズ：メールのサイズが指定する値より大きい、もしくは小さいか
ここでは「From」のテキストボックスに振り分けたいメールアドレスを入力し、「次のステップ」をタップします。
「ラベルを付ける」にチェックをつけ、右側にあるセレクトボックスから先ほど作成した「友達」ラベルを選択します。 最後に「フィルタを作成」をタップします。 設定はこれで完了です。
先ほど「友達」ラベルを付けるように設定したメールアドレスからメールを受診すると自動的に友達ラベルがついていることが確認できます。
フィルタを編集する
デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、先ほど作ったフィルタの右側にある「編集」をタップします。
Fromの値を書き換えたあと、「次のステップ」をタップ、次の画面で「フィルタを作成」をタップします。これで編集は完了です。
フィルタの編集で設定したメールアドレスからメールを受診すると自動的に友達ラベルがついていることが確認できます。
フィルタを削除する
デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、既存のフィルタの隣にある「削除」をタップします。するとフィルタの削除が実行されます。
フィルタを応用したGmailの便利な使い方
今回説明した「フィルタ」を使いこなすと、Gmailをもっと便利に使うことができます。以下ではその例をご紹介します。
Gmailのフィルタを使って自動でメールをアーカイブする
アーカイブは「削除するほど不要ではないけど、受信トレイからは非表示にしておきたい」という時に役にたつ機能です。通常、アーカイブ化は自分の手で行わないとできませんが、フィルタを使用すれば自動でアーカイブ化してくれます。
デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、Fromにアーカイブ化したいメールアドレスを入力し、「次のステップ」をタップ。次に表示される画面で「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にチェックを入れて「フィルタを作成」をタップします。
該当するメールがアーカイブに入っていることを確認できます。
注意点として、このフィルタを作成すると指定したメールアドレスからのメールは受信トレイには今後表示されなくなります。そのため、指定したメールアドレスからのメールを確認したい場合は「すべてのメール」を開く必要があります。
Gmailのフィルタを使っていらないメールを自動で削除する
読まないけれども自分で削除することが面倒くさいメールはありませんか？フィルタを使用すれば不要なメールを自動的に削除することができます。
デスクトップ画面→設定→フィルタと進み、自動的に削除したいメールの条件を設定します。不要なメールのメールアドレスがわかるならば、Fromに該当のメールアドレスを指定しましょう。次の画面で「削除する」にチェックを入れ、「フィルタを作成」をタップして設定を完了させます。
これで先ほど設定したメールアドレスから送られてきたメールは、受信トレイに入らず直接ゴミ箱に入るようになります。
Gmailのラベルとフィルタを使ってフォルダを作る
Gmailにはフォルダという考え方がありませんが、ラベルとフィルターをうまく使うことによって擬似的にフォルダを作ることができます。具体的には複数のフィルタを作り、ひとつのラベルに複数のメールアドレスが振り分けられる状態を作ります。
下の画像では送信者を指定して「友達」ラベルをつけるフィルタを2つ作成したところです。
メールを確認すると、「友達」ラベルにはフィルタで指定した2件のメールのみ振り分けられていることが確認できます。
これで「友達」ラベルは「友達というフォルダ」と同じ感覚で使うことができるようになります。