チームで作業をしているときに特定のフォルダーやファイルを共有したいと考えたことはないでしょうか？もしチーム全員がOneDriveを使用していれば、簡単にフォルダーやファイルを共有することができます。
今回はOneDriveを使ったフォルダーやファイルの共有方法を紹介します。
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Contents
【OneDrive】共有のやり方
ブラウザで共有
最初にブラウザでOneDriveにアクセスしてサインイン。するとOneDriveに保存してあるフォルダやファイル一覧が表示されます。
共有したいアイテムを右クリックして表示されたメニューから「共有」を選択。
共有に関してのメニューが表示されます。
チェックボックス3つの意味は以下になります。
- 編集を許可する：フォルダーやファイルを共有した場合、共有した相手も編集できるようにします。
- 期限日の設定：共有するフォルダーやファイルに期限を設けます。期限を過ぎたフォルダーやファイルは共有相手がアクセスできなくなります。有料サービスのプレミアムに加入していないと選択することができません。
- パスワードの設定：パスワードを設定することで共有相手がフォルダーやファイルにアクセスしたとき、パスワードを入力しないと見ることができないようにします。有料サービスのプレミアムに加入していないと選択することができません。
共有方法は以下の2つになります。
- リンクの取得：共有するフォルダーやファイルにアクセスするためのリンクを表示します。このリンクを共有相手に知らせることによりフォルダやファイルにアクセスさせることが可能です。
- メール：任意のメールアドレスにフォルダーやファイルにアクセスするためのリンクを送ることができます。
共有する時は共有方法である「リンクの取得」か「メール」のいずれかを選択する必要があります。
リンクの取得を選択した場合は以下のように共有したフォルダーやファイルにアクセスするためのURLが表示されます。これを共有したい相手にSNSやショートメール、LINEなどに貼り付けて伝えます。これで共有は完了です。
メールを選択すると名前もしくはメールアドレスとメッセージを入力するテキストボックスが表示されます。共有したい相手の名前かメールアドレスを入力し、必要であればメッセージを入力します。最後に「共有」をクリックすれば共有は完了です。
共有した相手には「OneDriveで新しい〇〇を共有しました」というタイトルのメールが届きます。メールの中に記載してある「OneDriveで表示」をタップもしくはクリックすると共有したフォルダーやファイルにアクセスすることが可能です。
iPhone / iPadで共有
iPhoneやiPadでOneDriveのファイル共有を利用する場合はOneDriveアプリをダウンロードする必要があります。以下からOneDriveアプリをダウンロードしてください。
共有したいフォルダやファイルを長押してチェックをつけ、左上にある共有アイコンをタップ
「リンクのコピー」をタップします。するとそのフォルダーやファイルに対してのリンクをクリップボードにコピーするので、これを共有したい相手にSNSやショートメール、LINEなどに貼り付けて伝えます。これで共有は完了です。
Androidで共有
AndroidでOneDriveのファイル共有を利用する場合はOneDriveアプリをダウンロードする必要があります。以下からOneDriveアプリをダウンロードしてください。
共有したいフォルダやファイルを長押してチェックをつけて左上にある共有アイコンをタップ。
「リンクのコピー」をタップします。するとそのフォルダーやファイルに対してのリンクをコピーするので、これを共有したい相手にSNSやショートメール、LINEなどに貼り付けて伝えます。これで共有は完了です。
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【OneDrive】共有の注意点
主に文章を共有するとき、「編集を許可する」にチェックを入れて共有する時は、共有相手がファイルを編集できてよいのか考慮して共有しましょう。誰にでも編集を許可していると大事な情報が書き換えられてしまう可能性もあります。
【OneDrive】共有でチーム作業が円滑に
多くのファイルを複数人で取り扱う場合、共有を利用することによってスムーズに作業を進めることが可能になります。作業効率が向上するため、短時間で高い生産能力を発揮することができますよ。